"Lo
único que realmente nos pertenece es el tiempo, incluso aquel que no tiene
nada, por lo menos tiene la misma cantidad de tiempo que cualquier otra
persona"
Baltasar Gracian
La administración del tiempo es la forma de
curar uno de los más importantes y grandes problemas de la sociedad moderna, la
falta del tiempo. Frecuentemente la gente se siente abrumada por la gran
cantidad de cosas que tiene que hacer (al igual que todos) y por lo tanto su
vida personal y profesional sufre, entonces trabajan más duro y por ende más
agobiados están. Vivir así es como correr sobre la ruedita que usan los
ratoncitos en sus jaulas; corren y corren y no llegan a ningún lado. Cuando
esto sucede reaccionamos de manera "reactivo/responsivo" -
respondemos y reaccionamos a lo que pasa. Pero, tarde o temprano esta forma de
reaccionar nos lleva a perder el control de nuestra vida y comenzamos a
sentirnos víctimas de las circunstancias.
Tiempo
de calidad.
En vista de que no podemos incrementar la
cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la
única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes
mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo
deseas.
Cada semana, contamos con cientos de horas.
¿Cómo utilizamos dichas horas? Todos podemos beneficiarnos del uso del tiempo.
Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo. Manejar
nuestro tiempo nos obligará a ser explícitos en cuanto al valor que le damos a
nuestra vida personal y profesional, y nos permitirá dirigir nuestros esfuerzos
en concordancia. Controlar nuestro tiempo nos ayudará a mantener el equilibrio
entre las múltiples presiones bajo las cuales estamos sometidos, facilitándonos
entonces el logro de nuestros objetivos, evitando el estrés y el cansancio. Es
importante por ello, aprender a guiarse y gestionarse primero a sí mismo antes
de guiar a otros, lo cual implica aprender a administrar su tiempo, sus
prioridades y sus propósitos. Por sobre todos los consejos para mejorar su
tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su teléfono,
computador, etc) con lo siguiente escrito bien grande:
LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?
¿Qué
debemos hacer para controlar el tiempo?
- Principalmente
conozca cómo utiliza su tiempo.
- Establezca
sus objetivos.
- Organice
su tiempo.
- Identifique
y elimine los enemigos de su tiempo.
¿Cuáles
son los desperdiciadores de su tiempo?
Existen
los externos, mostrados a continuación:
- Excesivo flujo de papeles.
- Teléfono.
- Whatsapp o chats.
- Facebook.
- YouTube
- Mirar la televisión.
- Visitantes.
- Reuniones.
- Fallas de comunicación.
- Políticas y procedimientos.
- Información. (Falta / exceso)
- Pornografía. (Otros vicios)
- Ludopatía. (Off-Online y otras adicciones)
- Uso ineficiente (o nulo) de herramientas
ofimáticas.
Posibles
Soluciones
Agenda
- Citas.
- Proyectos.
- Actividades por realizar.
- Marcar actividades en (A) Urgentes e
Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
Uso
del teléfono
- Antes de llamar, planifica la conversación.
- Filtra y agrupa las llamadas por hacer,
trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
- Trata de acortar la parte social de la
conversación, ve directo al grano y permanece en él.
- Si la conversación se extiende
innecesariamente, busca excusas para cortarla.
- Establece periodos de tiempo donde no
recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.
Uso
del Whatsapp o chats
- Destinar una cantidad de tiempo al día para
el chat.
- Evitar tener abierta la ventana del chat y
las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
- Utilizar estatus como "No
disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo.
Uso
del Facebook y YouTube
- Destinar una cantidad de tiempo al día para
revisarlos.
- Dejarlo para horas que no sean de estudio
ni de trabajo (nos desconcentra y hace perder tiempo).
Mirar
la televisión
- Limita la cantidad de tiempo para ver
televisión.
- Evita ver el televisor mientras estás
comiendo.
- No ver la televisión mientras se estudia
para un examen.
- Aísla la televisión de tu lugar de trabajo;
existen lugares específicos para usar la televisión, por ejemplo, una sala de
juntas o una sala audiovisual. Si la televisión tiene que estar en tu lugar de
trabajo (por ejemplo: (en un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes
y no hacia a ti.
- Si no quieres perderte algún programa de
televisión y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y
velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito.
- Es recomendable ver la televisión en los
tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, días festivos o días
inhábiles.
Interrupciones
y visitantes inesperados
- Prevé un tiempo diario para visitantes
inesperados e interrupciones.
- No permitas que ciertos visitantes
inesperados tomen asiento.
- Recibe a los visitantes fuera de tu
oficina.
- No contribuyas a conversaciones
innecesarias.
- Promueve citas en vez de permitir visitas
inesperadas.
- Aprende a decir no, especialmente cuando te
preguntan "¿Tienes un minuto?"
Reuniones
- Desalienta y discontinúa las reuniones
innecesarias.
- Pregúntate si la reunión es realmente
necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria
mi presencia?
- Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
- Prepárate para la reunión, resiste las
interrupciones, mantente en el tema.
- Minimiza las conversaciones
intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
UN CONSEJO VALIOSO
Charles M. Schwab, quien transformó la
compañía Bethlehem Steel en la más grande productora independiente de acero en
el mundo, en una ocasión planteó un desafío durante la comida a un consultor en
gerencia llamado Ivy Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más
cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que quiera, dentro de lo
razonable”. Lee le extendió una hoja de papel en blanco. “Escriba cada noche
las cosas que tenga que hacer mañana”, dijo, y numérelas por orden de
importancia. Por la mañana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en
el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie
con el número 2..., el 3..., etc. Al término del día deseche su lista y elabore
una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su
lista. Si no puede con este método, no podrá hacerlo con ningún otro. Pruébelo
por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”.
Poco después, Schwab le envió a Lee un cheque
por $25,000 USD. Más tarde dijo que ésta era la lección más rentable que pudo
aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe
respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una
herramienta para usar, no un ídolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca
de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador
de Cambridge:
“La persona que llama inesperadamente,
agradable o desagradable, interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo ya está
asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo
necesite, para relajarse o para disfrutar una charla.
El disfrute queda siempre para después de
despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas por
contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habrá
más cartas, más vencimientos, más trabajos, y así la vida se ve pospuesta hasta
un indefinido después: hasta demasiado tarde. Un hámster en su rueda de jaula
tiene más o menos la misma clase de libertad”.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre
tu ideal pero nunca convertirse en una obsesión. Si se presenta una finalidad
superior, sé flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es
precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo
inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma más
económica. Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies
tiempo lamentándote por lo que no dejaste tiempo para hacer.
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